2024年12月3日 18:00

たったの15分！ラクラク導入でビジネスの信頼性を向上 AI活用で重要なメールの見逃しゼロに

【サービス・DX】alivorte（アリヴォルテ）／EITAIテクノロジーズ株式会社

「ビジネスチャンスEXPO in TOKYO」の注目出展者たちに、その内容や見どころをインタビュー。今回は、インフルエンサーの坪井安奈さんが、AIによるメール対応の効率化・可視化を実現するEITAIテクノロジーズ株式会社（東京都中央区）を取材。代表取締役社長・平岡亮太さんに、「alivorte」によってメール業務のどのような課題が解決できるのか、話を伺いました。

メールの見落としゼロへ！　AIが自動で重要度を判別、業務を効率化

—今回出展されるalivorteは、メール対応を効率化するとのことですが、具体的にどのような機能を提供しているのでしょうか？

「日常の業務の中で、重要なメールを見落としたり、すぐに返答が必要なメールを後回しにしてしまった経験がある方も多いと思います。alivorteは、こうした見落としやうっかりミスを防ぎ、業務のメール処理を効率化するためのサービスです」

—具体的に、どのような機能があるのか教えてください。

「まず、AIによるラベル付けとメールの分類機能があります。私たちが開発したAIは、メールの内容を瞬時に解析し、事前にラベルを付けて分類します。現在は『日程』『会議』『見積』『支払』など、９種類のラベルが用意されており、内容が複数に及んでいる場合は複数のラベルが表示されます。これにより、メールを受け取る際は、例えば『見積』や『日程』といった適したラベルが付いた状態で届くので、重要なメールをすぐに見つけやすくなります」

—メールを開く前に内容をある程度予測をして、適切に対応ができるわけですね。

「その通りです。また、AIによるラベル表示がされたメールに返信をすると、そのラベルは自動的に消えます。そのため、返信済みかそうでないかがひと目で分かるようになります。メールの宛先が複数人の場合でも、1人が返事をすれば全員のメールボックスからラベルが消えるので、チームで仕事をする際にもスムーズに連携がとれます」

チーム全体のメール負荷を“見える化”して働き方改革を加速

—チームや企業で使用する場合、他にも業務の効率化や改善に役立つことはあるのでしょうか？

「私たちのサービスでは、メール対応状況を可視化する仕組みもご提供しています。具体的には、誰が何通のメールを受け取っているか、どのメールにラベルが付けられているか、何通が返信済みであるか、返信までの平均時間はどれぐらいか、未対応のメールが何通あるかといった情報をひと目で把握できます。これにより、メールのヘルスチェックが可能となります。また、自分自身のメールだけでなく、チーム全体や会社全体の連絡状況も確認できます。サービスを導入することで、メールの負荷が高い人と低い人を特定することができ、業務の負荷を均等に分散するためのきっかけを作ることにも役立ちます」

※oss（Grafana）を活用したレポート機能です。

—メールの返信にも労力を要することがあります。AIによるサポートのようなものはあるのでしょうか？

「はい、alivorteはChatGPTとの連携により、メールのテンプレートをご提案できます。例えば、大事なお客様からの提案メールに対して、お断りをしなければならない場合、どのように返事を書いたらいいのか悩むことがありますよね。そういったシーンでは、ChatGPT＋alivorteに質問をすることで、より適切な返答の仕方を提案してもらえます。この提案をもとに返信文を編集することで、メール作成にかかる手間や時間を大幅に削減できます。日本ビジネスメール協会の調査によれば、仕事中にメールの読み書きに費やす時間は、1日の労働時間の約30％だと言われています。AIを活用することでこの時間を短縮できれば、業務全体の効率化に繋がるのではないかと考えています」

—DX（デジタルトランスフォーメーション）が求められる時代において、数多くの効率化ツールが登場していますが、他の情報やツールと比較した際に、alivorteの強みとして挙げられる点は何でしょうか？

「alivorteは、Microsoft365（Outlook）とGmailに対応しており、既存のIT環境はそのままに、迅速に導入することができます。導入にかかる時間は、わずか10～15分程度という短さ。そのため、環境が変わることで発生する手間やストレスを最小限に抑えられます。料金体系は年間利用料として設定しており、例えば5名様でご利用いただく場合には、年間9万円でご提供しています。一人当たり年間1万円ちょっとで利用できる計算です。メールの見落としや返信漏れを防ぐことは、ビジネスにおける信頼性の向上にも繋がります。ＡＩの力を活用することで、リーズナブルに効果的なサポートを受けることが可能です」

習慣化を促す機能で返信漏れゼロへ。企業の信頼性向上にも貢献

—昨年も「ビジネスチャンスEXPO in TOKYO」に出展されたと聞きました。特にどのようなご相談が多かったのでしょう？

「最も多かったご相談は、『とにかくメールの数が多くて困っているので、解決策として便利そうだ』というものでした。また、管理職の方々からは、メールに返信をしない社員の対応についてのご相談も頂きました。特に若い世代の中には、LINEやチャットツールには素早く返信するものの、メールにはなかなか返信しない方がいると伺っています。例えば、お客様から見積もりの依頼を受けても、全く返信しないケースもあるそうです。このような課題に対し、私たちは『返信をするとラベル表示が消える』という機能を活用した指導方法を提案しています。この方法により、返信作業が習慣化し、問題が改善されたという声もいただいています」